VoIP é a sigla em inglês de “Voice over IP”, que quer dizer “Voz pelo protocolo Internet”. Com ele é possível realizar comunicações de voz utilizando a infraestrutura de dados já existente na empresa, normalmente utilizada para acesso aos servidores e Internet.
Em linhas gerais, você consegue fazer ligações telefônicas de graça entre matriz e filiais, ao mesmo tempo que conta com recursos normalmente disponíveis apenas para grandes empresas através de centrais telefônicas de alto custo. Você também pode utilizar VoIP com sua central telefônica já existente, seja ela digital ou analógica, sem precisar alterar números de telefone, ramais, etc.
Figura 1 – Diagrama simplificado de uma empresa com filial e matriz interligadas por VoIP
Como o VoIP pode melhorar a telefonia da minha empresa?
A primeira coisa que vem à cabeça quando falamos de encaminhar os pacotes de voz utilizando a infraestrutura de rede é… “ok, encaminhamos os pacotes de voz pela rede, mas como isso afeta meu negócio?”
A seguir vamos numerar algumas das vantagens das soluções VoIP.
1 – Custo de instalação e operação
Como reduzimos o custo de Instalação? Como já sabemos, a voz irá utilizar a rede de dados, portanto não é necessário realizar instalação de cabeamento adicional para a telefonia, o cabeamento existente é suficiente para realizar as duas tarefas (voz e dados). Os equipamentos VoIP (centrais telefônicas, placas, telefones IP) também possuem a característica de serem muito econômicos, refletindo diretamente em uma economia mensal na conta de luz.
Como diminuímos o custo de operação? Uma solução VoIP interligando varias filiais da sua empresa permite realizar ligações internas a custo zero, sem importar onde o telefone está. É possível falar com uma filial do outro lado do mundo encaminhando a ligação pela Internet sem custo algum, assim como realizar ligações DDD com custo de ligação local saindo pelas linhas telefônicas da filial, evitando pagar o DDD ou DDI. Importante ressaltar que as pontas podem utilizar telefones convencionais ou aplicativos chamados “Softphones” em computadores, smartphones, tablets e outros dispositivos.
Outra grande vantagem é que as ligações podem ser encaminhadas por diferentes linhas telefônicas, da matriz ou filial, baseadas em regras de destino. Por exemplo: Se sua empresa tem a matriz em Florianópolis e uma filial em São Paulo, você pode encaminhar todas as ligações realizadas na matriz para o DDD 011 pelas linhas telefônicas da filial, desta forma pagando tarifa local em todas as ligações para este destino, pois a ligação matriz-filial é realizada pelo VoIP a custo zero, e apenas a ponta filial-destino é realizada pela linha telefônica. Todo este encaminhamento é realizado de forma transparente para o usuário final.
2 – Mobilidade dos ramais
Atualmente quase todo mundo possui SmartPhones, Tablets, etc. Podemos conectar estes dispositivos ao Servidor VoIP da empresa utilizando “SoftPhones”. Com ele é possível encaminhar pela internet (custo zero) ligações que chegam nos telefones da empresa, e desta forma atender o telefone a partir de qualquer lugar, como se a pessoa estivesse dentro do escritório. O SoftPhone também pode ser instalados em notebooks e desktops da empresa, permitindo que funcionários trabalhem em qualquer local sem mudar o seu ramal, dentro ou fora da empresa.
3 – Integração de telefonia, correio de voz e E-mail
O Servidor VoIP oferece correio de voz, notificando via e-mail quando a pessoa recebe uma nova mensagem. Também é possível anexar o arquivo com a gravação de audio automaticamente para o destinatário e ouvir a mensagem a partir de qualquer lugar do mundo.
4 – Migração gradual da telefonia
O sistema é capaz de se integrar com a telefonia tradicional para introduzir novas aplicações e funcionalidades a rede de telefonia existente na sua empresa, evitando mudanças bruscas e facilitando a integração do sistema VoIP, bem como o aprendizado da nova tecnologia pelos funcionários da empresa, de forma gradual por setor ou pessoas.
5 – Auditoria de conversas telefônicas
Você pode configurar determinados ramais para terem as conversas gravadas para fins de auditoria e controle de qualidade, por exemplo no setor de vendas ou atendimento ao cliente. As ligações são gravadas em arquivos de audio padrão MP3/WAV que podem ser ouvidos mais tarde em qualquer computador.
Conclusão
Este foi um breve resumo de como sua empresa pode otimizar custos com ligações telefônicas e comunicação interna através da tecnologia VoIP. Seja você um pequeno empresário ou dono de uma grande corporação, certamente pode tirar proveito da “telefonia do futuro” como é conhecido o VoIP.
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